Det är viktigt att man börjar planera konferensen i god tid. Fundera över de ämnen som ska tas upp, vilka personer som ska hålla föredrag osv. Det är mycket som behöver bokas, som till exempel hotell, konferenslokal, restaurang och resa. En samordnad resplan kan spara både tid och pengar samtidigt som deltagare har tid att lära känna varandra innan konferensen sätter igång.
Dessutom är det också viktigt att vara ute i god tid med inbjudningar och förfrågningar så att alla inblandade har möjlighet att delta i konferensen. Att ha ett välstrukturerat schema där alla tider för olika föredrag, möten och pauser finns utsatta gör att deltagarna kan koncentrera sig bättre och fokusera mer på det som är viktigt.