De flesta har nog en relation till-, eller en bild av, Uppsala. Detta har under många år varit ett huvudsäte för akademisk bildning och med närhet till Stockholm är det många institutioner som byggts upp i och kring denna plats. Vid ett besök i Uppsala kan man nästan känna av att man rör sig i ett gränsland mellan två världar. Dels har man det gamla och det nya. Äldre kvarter och välbevarade byggnader som viskar om svunna tider, samsas med moderna köpstråk och nya byggnader. Dessutom finns det en del av staden som man bara får tillgång till om man är en av alla de studenter som rör sig i Uppsala. De många nationshusen är ståtliga och grandiosa där de tornar upp sig längs stadens gator och torg. För att få komma in på studentrestauranger och nationer behövs kår-legitimation. Dock kan man boka ett nationshus som lokal även om man skulle stå utanför den gemenskap som driver verksamheten i huset.
Atmosfären i stan och den stora kompetens som finns här, utgör ett perfekt klimat för en konferens där man vill tänka i nya banor och hitta en riktning för resten av året. Att boka in sig på konferens i Uppsala kan vara någonting som inte bara är en trevlig satsning på kort sikt utan också någonting som kan komma att betala sig stort över tid.
Boka konferensresa
Det finns många bra orsaker till varför företag väljer att boka in hela kontoret på konferens med jämna mellanrum. Även om det under en tid varit en nedåtgång vad gäller konferenser, är det nu mer utbrett än någonsin! Kanske har det att göra med alla de vinster man kan se som en direkt effekt av att man åker iväg och träffas under andra former än man brukar. Detta är någonting som kan sätta igång en hel del nya tankar och idéer som företaget kan vinna på i slutändan.
När det närmar sig tid för att boka konferens för bolaget och alla dess anställda, behöver man ha klart för sig att det är någonting som måste få ta lite tid och som inte blir klart hur snabbt som helst. En mindre konferens som hålls dagtid, kan de flesta vara med på i och med att man ändå räknat med att vara på kontoret. Dock är detta sällan vad ens kollegor har i åtanke när de hör att det bjuds till konferens. Oavsett om det skall vara en konferens i Uppsala eller i någon annan del av Sverige, kan denna lista vara till stor hjälp för den som skall arrangera allting på ett bra och smidigt sätt. Givetvis finns också möjligheten att helt enkelt överlåta allt arbete till proffs som har stor erfarenhet av konferensbokningar men de flesta verkar ha ett intresse i att göra en del av jobbet själva. Kanske för att man ändå behöver ordna en hel del internt både före och under den konferens man skall till.
- Flagga i god tid
Även om man tänker sig att alla kan vilja åka på konferens och få njuta av trevliga miljöer och goda drycker på bolagets kort, kan det vara svårt att få allting att gå ihop som man hade tänkt sig. Det finns många som behöver göra en del planering innan de kan ta sig iväg och det är mycket viktigt att man ger alla medarbetare möjlighet att vara med på det evenemang företaget skall hålla. Detta oavsett ifall man åker på konferens till Uppsala enbart i syfte att umgås och träffas informellt, eller om man åker iväg för att komma igång med nya processer på arbetsplatsen. För att alla skall kunna känna sig delaktiga och efterfrågade måste man tidigt berätta hur man tänker och kanske även be om förslag på dagar som är bättre än andra.Om ni skall ordna allting på egen hand och inte kalla in någon som tar hand om planering av konferensen, måste riktlinjer tas fram för hur man skall gå till väga och vad för budget som finns att tillgå. - Kommunicera
Du vet förmodligen vad du vill få ut av den konferens du är i färd att planera, men detta säger inte att dina anställda har någon som helst uppfattning om dina planer. Även om man kan utgå ifrån att många har en ganska homogen bild av hur en konferens skall se ut och gå till, är det inte någonting man kan ta som en reell verklighet. Man behöver hela tiden berätta vad det är man vill uppnå för att alla skall dra i samma riktning och för att man skall få ut allt det man vill från konferensen i Uppsala.Den som har förberett sig för några dagar av lyx och SPA-behandlingar, kommer förmodligen känna sig lite snopen om det visar sig att det är fråga om idel föreläsningar och samtal för att öka omsättningen och hitta strategier för än fler kunder. Om man är tydlig redan tidigt, kan man slippa en hel del onödiga konflikter utan istället räkna med att alla som är där också är ombord när det kommer till vad det är man skall uppnå under den tid man väljer att spendera på en konferens. - Tänk en gång till
Oavsett hur noga man är i sin planering av en konferens är det alltid någonting som inte riktigt kommer med även om man hade trott att allting var inräknat. Detta är någonting som man inte verkar komma undan. Se till att ha någon att bolla dina idéer med så att ingenting glöms bort i er iver att komma till Uppsala på konferens!Saker som allt som oftast glöms bort i sorteringen är önskemål om specialkost, allergivänliga rum, alternativa resvägar och material. Har ni fått med dessa punkter och även allt annat som ni kommer på, är risken minimal att ni skall råka på några större problem under konferensen. - Resor
Om ni inte befinner er i Uppsala från början utan skall åka dit enkomt för att ni vill hålla en konferens, är det viktigt att ni har tittat på smidiga resvägar. Om ni har långt att åka är flyget ofta det bästa, eller i vilket fall snabbaste, färdmedlet. Rör det sig om att åka någon timma kan dock tåg eller buss vara minst lika bra i och med att man kan spara en hel del tid på incheckning, bagageinlämning etc.Fundera på om det finns något enkelt sätt att göra så alla kan åka tillsammans. Det är förvisso inte någonting som är av nöden tvunget, men det är alltid bra om man kan starta sin konferens så tidigt och gemensamt som möjligt. Det lägger en bra grund för resten av det program ni tänkt hålla er till. - Hotellrum
Det är bra om alla kan få plats i samma byggnad även om man kanske inte behöver ha rummen alldeles intill varandra. Detta är nästan aldrig något problem och det är bara när det rör sig om mycket stora konferenser som man kan behöva sprida ut sig på olika hotell. När man skall planera en konferens är det viktigt att man också är lyhörd för vad medarbetarna önskar. Det händer allt som oftast att någon vill ha ett dubbelrum för att en partner skall kunna följa med på resan även om denne inte är med vid er konferens. Tänk noga igenom hur ni ställer er till detta och kom framförallt ihåg att boka dubbelrum om ni accepterar. Risken finns annars att det är fullt på anläggningen när ni kommer dit och att inget dubbelrum finns tillgängligt.Om någon är allergiker är det, som sagt, viktigt att ni har talat om detta när ni bokade hotellrummen eller anläggningen. Det finns en hel del som har problem med dun och som behöver rum som städats mer noggrant än annars. Det är inte roligt om någon deltagare inte skulle kunna vistas på sitt rum till följd av slarv vid bokning! Uppsala har många trevliga hotell och konferensanläggningar. Dock är det inte säkert att alla har möjlighet att erbjuda fullt allergivänliga rum. Ta kontakt med några olika hotell för att se vilka möjligheter som finns.
Uppsala
För den som inte tidigare varit på besök i Uppsala finns det en hel del saker att uppleva och att få ta del av. Staden är en av de äldsta i hela landet och om man har intresse för historia är det roligt att få en rundvandring där man kan få höra lite mer om staden. Varför inte lägga in en guidad stadsvandring under konferensen så att alla deltagare får en möjlighet att inte bara prata jobb under er vistelse utan att också får se lite mer om Uppsalas historia och kulturarvet som finns tillgängligt. Det finns många trevliga konferensanläggningar i Uppsala och det rika kulturlivet är någonting som verkligen är värt att uppleva för den som har intresse för sådant. Om ni vill hitta rätt konferenslokaler för en kortare vistelse kan vi rekommendera ett flertal väletablerade och omtyckta anläggningar som under många år varit tongivande för konferenser i denna stad. Varför inte förlägga ett besök Uppsala vid er nästa konferens!