Välj konferens i Uppsala

6 sep

Oavsett om det kommer 3 eller 300 deltagare gäller det att ordna med en konferens som ger allt det som man är ute efter. Det är trots allt så att man investerar en hel del tid och pengar i den här typen av evenemang. En konferens i Uppsala eller på andra platser bör bli en lyckad tillställning och trots att det finns mycket att tänka på så är detta alls ingen omöjlighet om man bara jobbar på rätt sätt.

Tema och frågeställningar

Innan man ens funderar på när och var så ska man tänka igenom sitt budskap. För ett företag så handlar det om att presentera resultat, diskutera framtida projekt och även att ge anställda möjlighet till utveckling. Det här kan man lyckas med genom att bestämma sig för ett tema. Man kanske vill jobba särskilt med ledarutveckling för att förbättra flödet och beslutsfattandet på företaget eller så ser man att det finns ett behov av förbättrad kommunikation inom och mellan avdelningar. Under konferensen så har man chansen att se närmre på dessa bitar och att bjuda in experthjälp som kan ordna med viktiga övningar som leder till förändring och stor eftertanke.

En frågeställning är viktig för om man har en tydlig röd tråd igenom sitt event så blir det lättare för de som deltar i konferensen att förstå och komma ihåg vad det handlar om. Man ska inte låta det hela spreta för mycket för då blir det lätt så att man tappar fokus och tappar flera viktiga områden man behöver hinna med när man är i Uppsala på konferens. Valet av anläggning är också viktigt för att man skall få draghjälp under sin vistelse. Krägga Herrgård utanför Uppsala är en plats för möten och weekendvistelser. Här kan man uppleva god mat och utmärkta möteslokaler. Vill man boka in verksamheten finns bra information på Kräggas hemsida.

Praktiska detaljer

När man väl är klar med sitt tema och de mål som man har för sin konferens så har det blivit dags för det praktiska. Nu måste man besluta sig för vilken typ av miljö man vill hålla evenemanget i. Ska man kanske förlägga det hela till en gård i Smålands djupa skogar eller blir det rentav läge att ta sig över bron till Danmark för att njuta av äkta smörrebröd mellan möten och aktiviteter? Budget kommer att spela stor roll för vad man planerar, detta även om det är så att deltagare betalar för att vara med. Man bör alltid försöka hålla priset nere och ta reda på om man kan få speciella rabatter för att man kommer som en större grupp och låter ett konferenshotell ta hand om allt från övernattning till måltider.

Nästa steg blir att se på hur många som kan tänkas komma för detta kommer att påverka var man till sist gör sin bokning. Det finns ju ingen mening med att diskutera sin konferens med ett konferenshotell som bara får plats med en grupp på 20 i sina konferenslokaler när man blir minst 50 personer. Samla in viktig information som email till de som ska vara med och ordna med preliminär information som kan skickas ut för anmälan.

Inbjudan och anmälan

En inbjudan till konferensen ska tala om vad det hela kommer att handla om. När det gäller ett konferensevent där folk får anmäla sig och betala för att vara med så bestämmer man förstås datum i förväg och bokar med ett bra konferenshotell som sedan får vänta på exakt antal deltagare. För ett företag så kan man istället skicka ut en inbjudan med förfrågan om att folk ska tala om när de kan vara med. Man kan ge några förslag på datum och sedan be om att få svar inom en viss tid. När detta är klart så kan man enkelt välja bästa tidpunkt då så många som möjligt kan vara med. Det är viktigt att göra klart om anmälan är bindande eller inte så att folk inte får för sig att det är okej att säga att man kommer för att sedan i sista stund låta bli att dyka upp.

Logistik

Det logistiska är alltid en nöt att knäcka. Om man håller konferensen på ett konferenshotell i en större stad så är det enkelt för alla att komma fram, men när det ska konfereras ute i skog och mark så får man se till att ordna med gemensam transport som folk enkelt når. För kortare konferensen där man enbart hyr in sig i lokaler så är det bra att tänka på det där med kommunikationer och parkering så att det blir enkelt för folk att komma fram och att röra på sig under pauser. Det är mycket viktigt att ge tydliga anvisningar om hur man kommer fram till konferensen så att ingen tappar bort sig på grund att de inte känner till omgivningarna.

Tänk även på konferensens logistik. Det måste finnas gott om pauser och andrum så att folk kan sträcka på benen och tänka igenom det som sagts och gjorts. Man ska ge sin konferens gott om tid så att man slipper skynda sig från punkt till punkt innan det hela är över. Ett smart schema från start tar hand om detta och med övernattning så får man alltid lite mer tid till att låta folk ta det lugnt och vila mellan möten och aktiviteter. För att inte behöva lägga allt för mycket tid på resor, kan det från och till vara bra att boka konferenser nära Arlanda. Tips om bra konferenshotell i området går att hitta via förteckningen hos konferensarlanda.com

Vikten av konferensvärdar

Även om man själv tar hand om det mesta av planeringen så ska man inte glömma bort hur viktiga konferensvärdar kan vara för att en konferens ska bli lyckad. När man väl är på plats så kommer man förstås fortfarande att styra konferensen i enlighet med planeringen men det är väldigt skönt med stödet som man kan få av folk som är experter på den här typen av evenemang. Om det plötsligt fattas stolar, dricka eller en skärm för filmvisning så finns värden där som en viktig resurs och man slipper själv ordna med allt som man inte hade tänkt på i förväg.